9 kỹ năng cần có khi làm việc nhóm- Kỹ năng nào cần thiết nhất?

Trong thời đại 4.0  làm việc nhóm là một trong những kỹ năng được tìm kiếm nhiều nhất tại nơi làm việc. Để làm việc nhóm thành công, mỗi người cần trang bị một hệ thống các kỹ năng khác bổ trợ lẫn nhau. Những kỹ năng cần có khi làm việc nhóm là gì, điều đó sẽ được làm rõ trong bài viết sau đây:

1. Kỹ năng giao tiếp khi làm việc nhóm

Giao tiếp là chìa khóa kết nối các thành viên khi làm việc nhóm. Trong bất kỳ nhóm làm việc nào dù là nhóm học tập khi bạn là sinh viên hay nhóm làm việc nơi công sở, bạn đều phải giao tiếp với một nhóm người nhất định. Đó có thể là bạn cùng nhóm, thầy cô, đồng nghiệp, sếp, đối tác….Bạn không thể từ chối giao tiếp và một mình một đường, không có sự tương tác với người khác được.

Vậy làm thế nào để giao tiếp hiệu quả khi làm việc nhóm?

Giao tiếp hiệu quả là truyền đạt đi được ý tưởng của bạn một cách rõ ràng và người khác dễ dàng tiếp nhận. Đồng thời cách bạn phản hồi tín hiệu giao tiếp từ đối phương sao cho hai bạn hiểu nhau, nắm bắt thông tin nhanh chóng.

Kỹ năng giao tiếp là một phạm trù khá rộng, một người được cho là giao tiếp tốt khi họ sở hữu đồng thời nhiều kỹ năng nhỏ khác như:

Nói chuyện hay: Nói là một hình thức truyền tải thông điệp phổ biến, bạn cần nói chuyện với một cá nhân hay nói trước một nhóm người hoặc một đám đông lớn. Để nói hay, bạn cần có đủ nội dung để nói, đó là khía cạnh kiến thức, kinh nghiệm của bạn, nó có phong phú hay không phụ thuộc vào quá trình học tập, trải nghiệm của bản thân bạn, chúng tôi không nói đến nhiều ở đây.

Về khía cạnh kỹ năng để nói hay, bạn cần có một giọng nói nội lực, biết cách điều tiết âm điệu to, nhỏ, rành mạch, tự tin, lên bổng xuống trầm theo tình tiết và từ ngữ của câu nói. Các bài tập về cách thở, cách lấy hơi khi nói rất phổ biến trên các kênh truyền thông, bạn có thể tìm và tham khảo để có một giọng nói hay.

Sử dụng ngôn ngữ cơ thể: Các động tác cơ thể kết hợp sử dụng khi nói, trình bày, thuyết trình có thể tạo ra sự lôi cuốn đặc biệt khiến những gì bạn nói dễ đi vào lòng người hơn.

Sắp xếp các ý khi nói: Khi trình bày trước đám đông điều bạn lo sợ nhất có phải là mình sẽ nói năng lộn xộn hoặc đột nhiên quên mất mình phải nói gì hay không? Nếu bạn cần thuyết trình ý tưởng hoặc trình bày vấn đề trước nhóm làm việc, hãy cố gắng vạch ra kịch bản và ghi nhớ chúng trong đầu để luôn có ý để nói. Khi quá gấp gáp hoặc đột xuất cần phải trình bày, bạn hãy bình tĩnh hít thở sâu trong lúc gạch đầu dòng các ý cần nói về vấn đề đó, sau đó mới phát biểu ý kiến.

Có một nghiên cứu tâm lý cho thấy, khi một người được đặt câu hỏi và hành động trầm ngâm một vài phút trước khi trả lời khiến người đó trở nên thu hút và đáng tin tưởng hơn.

Lắng nghe: Đây là một kỹ năng nòng cốt để đạt được hiệu quả trong giao tiếp. Làm việc nhóm đòi hỏi sự tương tác qua lại giữa các cá nhân hướng tới mục tiêu công việc chung. Một người dù nói hoặc trình bày ý tưởng rất hay nhưng không có khả năng lắng nghe, tiếp nhận thông tin, ý kiến phản hồi từ người khác thì công việc chung cũng không trôi chảy được.

Lắng nghe những quan điểm khác có thể giúp bạn nhìn ra nhiều khía cạnh của một vấn đề, bao gồm cả những quan điểm mà bạn chưa từng xem xét trước đây. Vấn đề khi được nhìn dưới nhiều góc độ khác nhau thì giải pháp đưa ra sẽ toàn diện và tối ưu hơn, cải tiến công việc, nâng cao hiệu suất làm việc nhóm.

2. Kỹ năng quản lý thời gian khi làm việc nhóm

Nhóm làm việc là mô hình tổ chức nhân sự phổ biến trong các dự án. Các dự án đều hướng đến một mục tiêu nhất định trong một thời gian giới hạn. Mỗi cá nhân khi làm gia nhóm dự án đều phải có kỹ năng quản lý thời gian cá nhân để bắt nhịp với nhịp độ làm việc của nhóm. Nếu quản lý thời gian tốt, bạn có thể hoàn thành vượt mức các nhiệm vụ được yêu cầu và vẫn cân bằng được thời gian trong cuộc sống cá nhân.

Với bất kỳ sự chểnh mảng của cá nhân nào khi không thể hoàn thành trong thời hạn đều có thể ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung của cả nhóm. Vì vậy, kỹ năng quản lý thời gian đi kèm với tính trách nhiệm trong công việc là điều cần thiết mỗi khi làm việc nhóm.

3. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Những vấn đề nảy sinh trong quá trình làm việc nhóm đôi khi không thể lường trước được. Những người có kỹ năng giải quyết vấn đề thường không chăm chăm vào các kết quả tiêu cực, họ suy nghĩ thấu đáo và tập trung tìm giải pháp nhiều hơn.

Cách tiếp cận này giúp phát hiện những rào cản và sự kém hiệu quả đang kìm hãm thành công của nhóm làm việc. Từ đó, bạn có thể cải thiện những lỗ hổng đó của quy trình làm việc trong tương lai.

4. Kỹ năng tư duy phản biện khi làm việc nhóm

Tư duy phản biện là yếu tố mà mỗi nhóm làm việc đều cần có. Có thể bạn sẽ bị hấp dẫn khi làm theo bất cứ điều gì mà nhóm quyết định hoặc điều mà một thành viên trong nhóm tin là hướng hành động tốt nhất, nhưng đôi khi một cách tiếp cận khác hoặc một ý tưởng mới có thể giúp đạt được kết quả tốt hơn. Tư duy phản biện giúp nhóm có được những quyết định sáng suốt, những giải pháp tối ưu hơn.

Làm thế nào để có tư duy phản biện. Bí quyết để có tư duy phản biện mạnh mẽ bắt nguồn từ những câu hỏi đơn giản: Bạn có căn cứ gì để phản biện ý kiến này? Mục đích phản biện của bạn  là gì? Phản biện của bạn có thực sự khách quan vì mục tiêu của nhóm không? Sử dụng những câu hỏi giả định, đảo ngược vấn đề: Nếu như không làm như vậy mà làm như thế này thì kết quả ra sao?…

Nhìn chung, hãy luôn áp dụng tư duy phản biện và không ngần ngại nói ra nếu bạn thấy quyết định hoặc ý tưởng đó chưa phải là tốt nhất cho nhóm của bạn.

5. Kỹ năng lãnh đạo khi làm việc nhóm

Lãnh đạo muốn nói đến một kỹ năng chứ không cụ thể là cá nhân nào. Kỹ năng lãnh đạo đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm của bạn được thúc đẩy và làm việc hướng tới một mục tiêu chung

Một nhà lãnh đạo tuyệt vời đóng vai trò như một người cố vấn hoặc huấn luyện viên cho nhân viên của họ và bằng cách trao quyền cho những người khác để học hỏi, phát triển và thăng tiến.

Đôi khi, tính lãnh đạo mạnh mẽ sẽ dẫn đến tiêu cực khi bạn muốn làm chủ mọi nhiệm vụ để đảm bảo công việc được hoàn thành. Điều đó sẽ gây ra áp lực cho chính bạn và giảm bớt động lực của các thành viên khác.

Được khuyến khích phát triển và ghi nhận thành tựu là điều bất kỳ cá nhân nào khi hoạt động nhóm cũng mong có được. Vì vậy người lãnh đạo nên học cách tin tưởng rằng những người khác sẽ đóng góp vào sự thành công của dự án và hoàn thành các nhiệm vụ mà họ đã đặt ra. Hành động này  sẽ giúp bạn có thể tập trung hoàn toàn vào lĩnh vực của riêng mình và đạt được sự tín nhiệm của nhóm.

6. Kỹ năng khen ngợi, động viên, cổ vũ đồng đội

Học cách coi thành công của mỗi cá nhân là thành công của tổ chức và không ngại tán dương, khen ngợi họ, điều đó giúp tiếp thêm sức mạnh cho đồng đội của mình. Cổ vũ, động viên các thành viên khác không chỉ tăng sức mạnh đồng đội mà còn giúp bạn có thêm động lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Vì thế, đây là một kỹ năng không thể thiếu khi tham gia nhóm làm việc.

Kỹ năng này cũng đòi hỏi người quản lý cần áp dụng thành thục. Sự nhìn nhận và đánh giá đúng năng lực của các thành viên trong nhóm và khen ngợi đúng lúc có tác dụng to lớn trong việc thúc đẩy tinh thần làm việc của họ.

7. Tinh thần hợp tác khi làm việc nhóm

Hợp tác là nền tảng của làm việc nhóm. Làm việc nhóm dễ dàng và thành công nhất khi các thành viên trong nhóm làm việc hợp tác và chia sẻ trách nhiệm.

Hợp tác là quá trình mọi người đều mang kinh nghiệm và kiến ​​thức của họ cho nhóm và mỗi người sẽ được hưởng lợi từ điều này, đặc biệt là trong những lĩnh vực mà bạn ít kinh nghiệm hơn.

Quá trình hợp tác thành công khi các bên thống nhất được mục tiêu chung, tôn trọng sự đóng góp của tất cả các thành viên trong nhóm. Các thành viên có ý thức cao về sự hỗ trợ lẫn nhau hoàn thành các mục tiêu trong từng nhiệm vụ, tạo nên sự gắn kết và cùng nhau phát triển.

8. Tính kỷ luật và trách nhiệm khi làm việc nhóm

Kỷ luật là thái độ nghiêm túc chấp hành các quy tắc nhóm đề ra với mục tiêu hoàn thành tốt nhất công việc chung. Trách nhiệm là việc các thành viên trong nhóm ý thức được vai trò của mình, việc bạn thiếu trách nhiệm không chỉ ảnh hưởng đến phần việc của bạn mà có thể ảnh hưởng tới cả tập thể.

9. Khả năng tổ chức và phân công công việc

Kỹ năng tổ chức rất quan trọng để hoàn thành bất kỳ công việc nhóm nào. Tổ chức, phân công công việc tốt hay không có thể phụ thuộc nhiều vào người lãnh đạo tuy nhiên cần tới sự hợp tác của các thành viên.

Tổ chức công việc cần có kế hoạch phân bổ khối lượng công việc, nhân sự đáp ứng, phân chia các nhiệm vụ phù hợp với khả năng và công cụ theo dõi tiến độ và đo lường kết quả công việc.

Tóm lại, có khi bạn lựa chọn nhóm làm việc của mình, đôi khi bạn lại được chỉ định vào một nhóm. Dù trong trường hợp nào, nếu sử dụng các kỹ năng cần có khi làm việc nhóm được nêu trong bài viết và duy trì tinh thần kỷ luật, tự giác, hợp tác cùng đồng đội. Chắc chắn bản thân bạn sẽ gặt hái được những thành công nhất định cũng như nhóm của bạn sẽ sớm đi đến được mục tiêu cuối cùng một cách tốt đẹp. Sự thành công của nhóm là tổng hòa những thành tựu của các thành viên và người lãnh đạo, vì thế, ai cũng nên đọc nội dung này để hoàn thành tốt hơn vài trò của mình.