Làm việc nhóm đang là mô hình làm việc được áp dụng trong hầu hết các công ty, tổ chức nào. Mô hình làm việc theo nhóm giúp doanh nghiệp khai thác được tối đa tiềm năng cá nhân, mang lại hiệu suất và chất lượng công việc cao. Tuy nhiên, triển khai làm việc nhóm không hề dễ dàng, sau đây là những thách thức, khó khăn khi làm việc nhóm và cách thức để vượt qua.
Những khó khăn khi làm việc theo nhóm
1. Thiếu lòng tin
Niềm tin là yếu tố quan trọng đối với nhóm làm việc và nó bắt đầu từ việc các thành viên trong nhóm hiểu nhau. Các thành viên trong nhóm cần biết nhau cả về chuyên môn và cá nhân. Nếu các thành viên trong một nhóm không hề biết gì về nhau, sẽ rất khó để có mối liên hệ và sự tin tưởng lẫn nhau. Ví dụ đơn giản như sếp sẽ phân công các nhiệm vụ cho nhân viên trong một đội nhóm dựa trên sự hiểu biết về kinh nghiệm, kỹ năng và tính cách của bạn. Nếu bạn không chứng minh được mình có thể làm tốt ở một nhiệm vụ mới hoàn toàn, thì cơ hội bạn được nhận nhiệm vụ đó là không cao.
2. Xung đột và căng thẳng
Xung đột hay mâu thuẫn trong nhóm làm việc là một thách thức lớn mà đội nhóm nào cũng phải đối mặt. Lý do bởi vì mỗi cá nhân lại có một hệ tư duy, những ý kiến quan điểm khác biệt và tính cách cũng không thể giống nhau.
Những mâu thuẫn nảy sinh và được giải quyết kịp thời thì ở góc độ nào đó là có lợi cho tổ chức. Mâu thuẫn thường đến từ sự bất đồng quan điểm, những ý kiến trái chiều, nhưng từ đó mới giúp đưa ra cái nhìn tổng thể và sâu sắc cho một vấn đề đang được tranh cãi. Bên cạnh những mâu thuẫn liên quan đến công việc nhóm, những tính cách khác biệt, phong cách làm việc đối lập… cũng có thể gây ra những căng thẳng nhất định. Khi những căng thẳng này được giải quyết, mối quan hệ giữa các thành viên cũng được cải thiện, mọi người thấu hiểu và phối hợp với nhau thuận lợi hơn trong công việc
3. Không chia sẻ thông tin
Tuy vào triết lý làm việc của mỗi người mà việc chia sẻ kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm của họ với người khác là cởi mở hay hạn chế. Trong một nhóm làm việc, các thành viên không thường xuyên chia sẻ hiểu biết, hỗ trợ, hướng dẫn lẫn nhau có thể là một rào cản để nhóm hoạt động thành công. Hãy nhớ rằng cho đi không phải là mất đi mà đôi khi bạn có thể nhận lại những giá trị tuyệt vời hơn nữa.
-
Tăng cường chia sẻ trao đổi thông tin trong nhóm
4. Mức độ tương tác thấp
Sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm, giữa thành viên và người lãnh đạo…là yếu tố quan trọng góp phần vào hoạt động nhóm thành công. Tuy nhiên, đây cũng là một thách thức khi làm việc nhóm bởi có nhiều người sở hữu phong cách làm việc thiên về độc lập, họ cảm thấy ít muốn tương tác và thích xử lý công việc một mình.
5. Thiếu minh bạch
Minh bạch muốn nói tới ở đây là tất cả những thông tin liên quan đến hoạt động nhóm bao gồm: xác định đích đến của hoạt động nhóm, kết quả muốn đạt được sẽ như thế nào, cách thức triển khai, phân bổ nguồn lực ra sao, nhiệm vụ của cá nhân và cách thức đo lường, đánh giá… Tuy nhiên, không phải ở tổ chức làm việc nhóm nào cũng đảm bảo được tính minh bạch cần thiết. Đó là một trong những khó khăn khi làm việc nhóm, nó liên quan nhiều đến những người nắm giữa vai trò định hướng, dẫn dắt đó là người lãnh đạo.
6. Không suy nghĩ dài hạn
Công việc nhóm thường có quy mô lớn cần sự tham gia của nhiều người với những mục tiêu trong dài hạn, không hiển hiện ngay trước mắt. Tuy nhiên, không phải ai cũng kiên định vào các mục tiêu dài hạn khi chưa nhìn thấy kết quả gì. Đó cũng là một thách thức yêu cầu các thành viên cần có suy nghĩ dài hạn về mục đích cuối cùng của tổ chức làm việc nhóm, từ đó duy trì ngọn lửa nhiệt huyết trong công việc.
7. Thừa nhận trách nhiệm
Công việc nhóm dễ rơi vào tình trạng cha chung không ai khóc khi mỗi người không hoàn thành tốt nhiệm vụ riêng của mình nhưng lại đùn đẩy trách nhiệm. Để hạn chế tình trạng này, yếu tố minh bạch khi làm việc nhóm lại một lần nữa được nhắc đến. Trước khi triển khai làm việc nhóm, mỗi cá nhân đều cần chắc chắn rằng mình đã biết mình phải làm nhiệm vụ gì và phạm vi trách nhiệm của họ đến đâu.i.
8. Không quyết liệt trong thể hiện quan điểm cá nhân
Không phải là tất cả nhưng trong nhiều nhóm làm việc, tình trạng nể nang, dĩ hòa vi quý hay nhất nhất đồng tình với mỗi ý kiến của lãnh đạo vẫn thường xảy ra. Điều đó dường như tạo nên một bề ngoài nhóm hoạt động hòa bình không xung đột căng thẳng, tuy nhiên mặt bất lợi là không có những ý kiến đa chiều về một vấn đề chung. Nhóm làm việc cần những thành viên chủ động bày tỏ quan điểm cá nhân, sẵn sàng thảo luận, trình bày và nêu ý kiến. Nếu nhóm bao gồm toàn những thành viên có tư tưởng thụ động và luôn thực thi thì đó có thể là một điểm yếu cần cải thiện của nhóm.
9. Cá nhân có cái tôi quá lớn
Sẽ thế nào nếu như các thành viên trong nhóm mỗi khi bàn luận về công việc đều không ai chịu ai. Điều này khiến những nhà lãnh đạo mất khá nhiều thời gian để dàn xếp cũng như khiến các cá nhân mâu thuẫn, căng thẳng. Cái tôi quá lớn khiến những cá nhân này không thể tiếp nhận được quan điểm của người khác. Tuy nhiên, mỗi cá nhân trong nhóm đều sở hữu một vốn kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm nhất định. Nếu hạ cái tôi xuống bạn có thể học hỏi được nhiều điều và nó thực sự tốt cho một nhóm làm việc.
Cách vượt qua khó khăn khi làm việc nhóm
Xem xét vấn đề giải pháp vượt qua khó khăn khi làm việc nhóm, chúng ta có thể đứng ở góc độ của thành viên nhóm và cấp lãnh đạo.
Nhà lãnh đạo cần làm gì để đưa nhóm vượt qua khó khăn và hoạt động hiệu quả
Những rào cản tồn tại trong nhóm làm việc về lâu dài sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả, năng suất, chất lượng công việc của nhóm và khả năng hoàn thành mục tiêu chung trong tương lai. Vì vậy, với nhóm quản lý mà nói, những giải pháp tháo gỡ những khó khăn trong đội nhóm làm việc là điều được quan tâm rất nhiều.
Một nhà quản lý có thể lường trước những thách thức nhóm làm việc của mình có thể gặp phải và ngăn chặn nó sớm nhất có thể.
Điều đó có thể bắt đầu từ việc hoạch định mục tiêu và chiến lược thực hiện, sau đó là cách truyền đạt, thông tin đến nhân viên của mình đạt hiệu quả nhất. Hay nói khác đi chính là cấp quản lý cần truyền đạt thông tin rõ ràng, minh bạch đến cấp dưới của mình.
Tăng cường giao quyền và có chiến lược kiểm soát để nhân viên chủ động hơn trong công việc và thoải mái phát triển các thế mạnh của bản thân trong nhiệm vụ đó.
Khuyến khích bày tỏ quan điểm, ghi nhận và tổng hợp được những điểm tích cực từ các ý kiến khác nhau của từng người.
Thường xuyên nhắc lại mục tiêu chung và giúp mọi người xác định được những mục tiêu ngắn hạn mà họ cần đạt được.
Các thành viên cần trang bị gì trước những thử thách khi làm việc theo nhóm
Sự chủ động, tự giác và trách nhiệm không có ai có thể đốc thúc bạn mãi trừ khi chính bản thân bạn xác định được và trau dồi. Để thích ứng hoặc vượt qua những trở ngại khi làm việc trong nhóm, mỗi người cần trang bị cho mình những kỹ năng sau:
Khả năng lắng nghe, thấu hiểu: Đây là kỹ năng quan trọng không chỉ trong công việc và cuộc sống. Những người sở hữu khả năng lắng nghe, đồng cảm, biết đặt mình vào vị trí người khác được cho là người có EQ cao, rất dễ thành công trong nhiều lĩnh vực. Để lắng nghe hiệu quả, bạn nên thực sự tập trung vào những điều đối phương nói, chưa vội so sánh với kinh nghiệm của mình về vấn đề đó, hạn chế ngắt lờivà ghi nhớ những gì bạn nghe được.
Lắng nghe và hiểu những gì đối phương thể hiện giúp bạn nắm bắt được nhiều thông tin quan trọng, dễ dàng vượt qua những xung đột, căng thẳng.
Tính chủ động và kỷ luật: Mỗi tổ chức hay nhóm làm việc đều có những quy định chung đưa ra nhằm định hướng nhóm hoạt động theo đúng mục tiêu ban đầu. Những cá nhân vô tổ chức, không có kỷ luật cá nhân, xao nhãng công việc, đùn đẩy và ỷ lại vào người khác sẽ khiến kết quả công việc chung bị ảnh hưởng. Vì vậy, để không bị loại ra khỏi tổ chức vì thói quen kém kỷ luật và được mọi người coi trọng hơn, ngay từ đầu bạn cần xây dựng cho mình một hệ nguyên tắc riêng phù hợp với nguyên tắc chung của nhóm.
Chủ động trong làm việc nhóm là nỗ lực phân tích những gì mình có thể làm với nhiệm vụ và luôn quan tâm cải tiến công việc sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Những người làm việc chủ động thường không có khái niệm “chỉ đâu đánh đấy”, họ thường học một biết mười và rất nhanh chóng thăng tiến trong công việc. Và điều quan trọng là bạn cần nói ra những ý kiến, phát kiến của mình chứ không chỉ nghĩ đến rồi phớt lờ, bỏ qua.
Cách bày tỏ quan điểm, biết góp ý tích cực: Khi nói ra quan điểm của mình và muốn người khác lắng nghe, hiểu và đồng tình, bạn cần có kỹ năng trình bày, thuyết phục. Không ngạc nhiên khi ngày càng có nhiều khóa học dạy kỹ năng nói chuyện, trình bày, thuyết trình được mở ra. Bạn sẽ được dạy từ cách sử dụng từ ngữ, âm điệu, cách thể hiện cảm xúc khi nói kết hợp ngôn ngữ cơ thể…Nói chung kỹ năng bày tỏ quan điểm, góp ý tích cực thật sự rất quan trọng, có thể giúp bạn tỏa sáng trong nhóm làm việc.
Chấp nhận những xung đột và đối mặt giải quyết: Như đã nói, mâu thuẫn hay những sự bất đồng có thể xảy ra bất cứ lúc nào trong một nhóm làm việc. Đó là điều bạn không nên lo lắng và né tránh, hãy suy nghĩ tích cực và luôn có mong muốn giải quyết những căng thẳng đó khi chúng nảy sinh.
Cởi mở trong việc tương tác, trao đổi và chia sẻ kinh nghiệm: Bạn có thể trở thành một người giá trị trong nhóm khi không tiếc thời gian, công sức chia sẻ những kiến thức, hướng dẫn người khác những gì bạn hiểu rõ. Đó là sự cởi mở trong chia sẻ thông tin trong công việc mà cá nhân nào cũng nên áp dụng thay vì giữ khư khư những gì bạn có. Chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm đôi khi giúp bạn nhận lại được những kiến thức, góc nhìn hay ho mà trước nay bạn chưa biết tới.
Trên đây là toàn bộ những chia sẻ của chúng tôi về khó khăn khi làm việc nhóm và cách để vượt qua chúng. Hy vọng nội dung này hữu ích cho bạn đọc.